10 dicas para encontrar o local para eventos perfeito!

O local onde seu evento será realizado é um dos fatores cruciais para seu sucesso. Para não errar nessa escolha, veja as 10 dicas que separamos para você!

A escolha de um local para eventos é sempre uma etapa extremamente importante na jornada de um produtor de eventos e de sua equipe, afinal, é neste espaço que acontecerá tudo aquilo que foi planejado durante muitos meses.

A localização, o ambiente, a decoração e a acessibilidade, por exemplo, além de refletirem a essência do evento, desempenham um papel importante no interesse e na experiência do participante. 

Por isso, separamos 10 dicas que irão facilitar o processo de escolha do local do seu próximo evento.

Vamos nessa?

1)      Localização

Uma das maiores irritações do “mundo moderno”, são os “perrengues” e sufocos passados durante os intermináveis congestionamentos, as dificuldades para achar vagas de estacionamento ou as distâncias enormes entre um local e outro. Por este motivo, a LOCALIZAÇÃO deve ser o ponto alto de escolha do local para seus eventos.

Por isso, é importante encontrar um espaço que esteja bem localizado, que proporcione aos participantes um fácil acesso às principais vias de entrada e saída da cidade, que esteja perto de transportes públicos e que tenha um bom estacionamento (no próprio local ou nas redondezas). Geralmente, as áreas centrais são mais escolhidas para os eventos.

2)      Tamanho do espaço do evento

Antes de “bater o martelo” no local para o evento, é importante que seja analisado o tamanho do espaço e de suas áreas em relação à quantidade de participantes. Afinal, não é o ideal espremer 300 pessoas em um salão que comporta apenas 230, certo?
Sendo assim, faça uma análise de qual é o formato do evento (seminário, show, coquetel etc.) para então imaginar uma distribuição que seja confortável para todos os presentes (participantes, equipe, imprensa etc.).

3)      Orçamento

O local de um evento, geralmente, é escolhido com base no budget (orçamento) que o organizador tem disponível para esse ponto em específico, por isso, este aspecto precisa ser muito bem analisado.
Faça uma lista de tudo o que será necessário ter no espaço, como estacionamento, segurança, equipamentos de áudio e vídeo, chapelaria, sala para a imprensa, por exemplo. 

Ao fazer as pesquisas, veja se o valor cobrado já contempla esses itens e, caso não (ou cobrem à parte), não tenha medo de negociar, de pedir descontos ou algumas regalias. Nesse momento, vale tudo para encontrar o local ideal dentro do seu orçamento.

4)      Restrições

Antes de pensar em negociar, leia com atenção as políticas e restrições de utilização impostas pelo espaço, pois muitos locais possuem regras rígidas quanto à decoração, consumo de bebidas alcoólicas, alimentação, horário de tolerância para barulhos etc. 

Para evitar gastos desnecessários ou surpresas no meio do caminho, administre as expectativas e opte por locais que se adequem e concordem com todas as suas necessidades.

5)      Decoração

Aqui entra o seu olhar clínico e o da sua equipe. Por isso, durante a visita, é importante prestar atenção na decoração no interior do espaço. Analise se a mensagem que ela transmite tem sintonia com a imagem que vocês desejam passar ou se o espaço pode ser adaptado para atender o que vocês imaginam.

Uma exposição de motos, por exemplo, não precisará ter a mesma decoração de um local onde irá acontecer um baile de gala. O ambiente precisa responder à sensação que você deseja passar com o seu evento (alta tecnologia, sofisticação, descontração etc.)

6)      Flexibilidade de datas no local para eventos

O ideal é que seja feito, primeiramente, a escolha do local, para então definir a data. Ao realizar algumas pesquisas, é notado que muitos espaços possuem agendas apertadas, o que dificulta o encaixe, por isso deve ser feito sempre com bastante antecedência.

7)      Um ambiente para todos

O seu evento precisa estar preparado para receber todos os públicos (pessoas com deficiência motora, visual e auditiva, por exemplo). Por isso, procure por locais que possuam rampas de acesso, elevadores, informações em braile e que transmitam informações por alto-falantes. 

Além disso, certifique-se de que ambientes como o banheiro e o salão principal, por exemplo, ofereçam todo o suporte para melhor atendê-los.

8)      Use a tecnologia e economize tempo

Com a internet e a vasta comercialização de produtos e serviços, os sites que fazem buscas para locais de eventos tornaram-se bastante populares. Ao usar estes recursos, você irá economizar tempo e, até mesmo, dinheiro. Sites como o https://www.spotz.co/ são excelentes buscadores para o seu local perfeito.

9)      Conectividade

Realizar um evento em um local onde o sinal de internet móvel não funcione ou não forneça um acesso de Wi-fi de qualidade, pode comprometer a experiência do seu participante.

Afinal, é impossível ficar desconectado por muito tempo. Além disso, com uma internet de qualidade, os seus participantes poderão encher as redes sociais com fotos e vídeos em tempo real, além de interagir com outros participantes.

Sabemos que a internet banda larga tem um valor muito elevado e que consome grande parte do budget dos eventos.
Por isso, esse item deve entrar, sem dúvida alguma, em seu processo de escolha do local. Entenda a qualidade da internet oferecida e os preços cobrados. Verifique também se o espaço permite a contratação de serviços de internet terceirizados (caso o preço cobrado seja muito alto).

10)   Temperatura interna do local

Convenhamos que passar o dia inteiro em um local extremamente gelado ou muito abafado não é nada legal. Por isso, durante a visita ao espaço, certifique-se de que o aparelho de ar-condicionado está funcionando perfeitamente, ou seja, que ele atende todo o espaço onde os participantes passarão a maior parte do tempo.
No caso de espaços ao ar livre, além de verificar se os locais visitados contam com postos de sombra, veja se eles possuem algumas áreas onde as pessoas possam se proteger/abrigar, em caso de ventanias ou chuva forte.

E aí, gostou das dicas?

Além dessas e outras dicas que disponibilizamos sobre o mundo dos eventos, queremos ter a oportunidade de fazer parte deste sonho com você!

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