Agência de Eventos: Como Escolher Uma

 Entenda quais são os principais critérios para contratar uma agência de eventos e porque ela pode ser uma excelente alternativa para o seu projeto.

A maioria das pessoas já entendeu que planejar, organizar e apresentar um evento é uma tarefa que exige muita — mas muita! — dedicação e empenho. Todo ser humano possui inúmeras capacidades, mas a experiência em algum assunto específico pode facilitar muito os processos e o sucesso de uma produção.

A boa notícia é que a falta de experiência em gerenciar eventos deixou de ser uma barreira para que ele não aconteça ou não saia da maneira esperada.

As agências de eventos estão aí para provar que desempenham este papel com maestria e muita técnica. Mas será que essas produtoras contam com os atributos para a realização de eventos dos mais variados portes e estilos? Será que elas, assim como o organizador e a sua equipe, irão entender os reais objetivos da empresa?

Além do benefício de colocar a “mão na massa” para que um evento aconteça, as agências possuem uma visão focada e objetiva das empresas que a contratam e, por isso, são capazes de explorar os pontos positivos e minimizar os negativos.

Portanto, contratar este serviço pode ser uma grande escolha, podendo auxiliar em diversas áreas e propor soluções e ideias criativas.

Para escolher uma agência que se encaixe dentro do que um organizador procura para o seu evento, algumas questões precisam ser pontuadas e analisadas.

6 Dicas para encontrar “A” agência de eventos!

#Dica1: Experiência e reputação da agência de eventos

Ao iniciar a busca por uma agência de eventos, é recomendado fazer os seguintes questionamentos:

• Há quantos anos ela está no mercado?
• Com quais fornecedores trabalha?
• Quantos funcionários estão disponíveis por evento contratado?
• Quais clientes estão em seu portfólio?
• Qual a opinião dos clientes que contrataram o serviço?

Além dessas respostas, é importante descobrir se já foram realizados eventos semelhantes aos projetos que o organizador e sua marca/empresa estão arquitetando. Solicitar informações sobre esses eventos trará mais segurança e tranquilidade.

Além disso, as boas agências de eventos são, geralmente, indicadas por seus clientes e especialistas no setor. Então, solicitar indicações de colegas, pesquisá-las na internet e entender a relevância delas para o segmento de eventos, é extremamente necessário.

#Dica2: Pesquise por agências de eventos criativas

Outra maneira de analisar se a produtora de eventos possui as qualificações desejadas, é entender como ela se promove. Caso produzam um “bom marketing”, com certeza conseguirão não apenas impulsionar os eventos contratados, mas também dividir o conhecimento e a expertise que ela possui com o marketing, seja ele on ou offline.

#Dica3: O primeiro contato é primordial

Neste caso, o ditado de que “a primeira impressão é a que fica”, faz todo sentido. Ao contatar uma agência de eventos e solicitar uma primeira reunião com os representantes, é importante analisar a maneira como eles irão se apresentar, se serão cordiais, educados, prestativos e atenciosos.

Além disso, é importante que entendam aquilo que a empresa/marca deseja transmitir com a realização do evento, consigam propor ideias e compartilhar soluções para que o objetivo seja alcançado.

#Dica4: Um serviço completo

Para evitar dores de cabeça e esforços desnecessários, uma agência de eventos precisa estar preparada para organizar e executar um evento em sua totalidade. Por isso, de antemão, é importante alinhar se será necessária a participação da empresa/marca durante todo o processo de organização ou, se apenas a própria agência, irá dar “conta do recado” — a segunda opção é a ideal. 👍

#Dica5: Escolha o porte da agência de eventos

Grande parte das agências de eventos possui as seguintes segmentações:

• Agências de grande porte: as mais procuradas pelas grandes empresas, essas agências possuem um mecanismo de trabalho dinâmico, com catálogos e conceitos bem arrojados para realizar projetos em larga escala. Geralmente trabalham com grandes orçamentos.
• Agências para pequenos eventos: por serem menores, as agências focadas em pequenos e médios eventos tendem a ter uma abordagem mais próxima e atenciosa. Ao contrário das grandes agências, costumam personalizar bastante os conceitos para cada cliente. No entanto, é preciso se atentar aos prazos, devido ao número mais enxuto da equipe.
• Agências de eventos especializados: são focadas em determinados nichos e, por isso, mostram de forma muito clara para o mercado qual a sua especialidade. Para eventos mais segmentados e específicos, esse é o estilo de agência ideal.

#Dica6: Feeling

Existem alguns momentos que é preciso seguirmos o nosso instinto e, quando o assunto são os negócios, não é diferente.

É importante que o organizador se sinta confortável com o fornecedor escolhido, que possa confiar nele para entregar o seu evento e, obviamente, atender às suas expectativas.

Realizar algumas reuniões e encontros para garantir o entrosamento entre as equipes tornará tudo muito mais prazeroso e leve.

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