Conheça as etapas necessárias para que você e a sua equipe consigam definir o budget de um evento.
Estabelecer um orçamento é sempre uma etapa crucial no planejamento de um evento. Após as definições das metas e objetivos, é chegado o momento de entender qual será o budget que cada área poderá ter para que tudo saia conforme o combinado.
Um dos grandes desafios dos profissionais do setor é não ultrapassar o valor estipulado para as diversas ações que envolvem o evento e todas as suas fases.
Por isso, a importância do budget disponível para o evento não pode ser subestimada, pois, embora essa etapa custe tempo e dedicação durante a sua criação e gerenciamento, ela está totalmente atrelada ao sucesso — ou fracasso! — do seu evento.
Muitos organizadores ainda esbarram nesta etapa por não terem ideia de como definir o budget de forma estratégica e eficiente. O acompanhamento dos recursos é essencial para obter um bom ROI (Retorno Sobre Investimento) e para o correto gerenciamento dos custos totais.
Se você precisa de ajuda para definir o budget do seu próximo evento, continue lendo este material que preparamos para você!
Primeira etapa: identifique as estratégias
- Comece o seu orçamento pelo básico, ou seja, identifique de maneira clara o tipo de evento que você está planejando e qual é o seu orçamento total. É melhor projetar um evento em torno das verbas já disponíveis;
- Se o evento contar com edições anteriores, saiba que, levantar informações sobre como o seu budget foi distribuído e quais foram as áreas que ultrapassaram as verbas daquele evento, dará um norte para que você comece a planejar este novo orçamento;
- Realize pesquisas de mercado sobre cada item que constará no seu orçamento, pois, por mais que você já conte com fornecedores fixos, muitas vezes, eles não estão com um preço atraente que ajude a manter o seu budget;
- Levante quais serão as principais despesas (já com estimativas de valores), por meio da descrição dos principais itens. Alguns deles são:
- Local;
- A/V (equipamentos de áudio visual);
- Equipe;
- Sinalização e branding;
- Alimentação e bebidas;
- Apresentações (artistas, palestrantes, bandas etc.);
- Marketing;
- Tecnologia;
- Transporte;
- Fundo de emergência;
- Presentes;
- Entre outros.
- Com esse documento em mãos, compartilhe-o com as partes interessadas, assim, todos estarão cientes dos valores e terão responsabilidade sobre a aplicação e gastos daquela verba. Essa ação deve ser prioritário, para que no futuro não haja nenhuma confusão ou surpresa.
Segunda etapa: estipule os custos
Após a aprovação das partes interessadas no orçamento geral, é hora de abrir novas linhas abaixo das principais despesas já compartilhadas. Algumas vezes, agrupar as categorias de despesas pode parecer uma excelente saída para tornar o trabalho mais rápido, no entanto, quanto mais detalhado for cada item, mais organizado e preciso será o seu budget.
Listamos abaixo as principais linhas de algumas despesas principais:
Local
- Locação do espaço;
- Aluguel de mobília (mesas, cadeiras, bares, ilhas etc.);
- Wi-fi;
- Autorizações e licenças;
- Seguros.
A/V (Áudio Visual)
- Caixas de som;
- Mesa de som;
- Microfones;
- Iluminação;
- Telões e TV’s;
- Dj;
- Efeitos pirotécnicos.
Equipes
- Limpeza;
- Segurança;
- Médica;
- Recepção;
- Marketing;
- Vendas;
- Financeiro;
- Promoters.
Tecnologia
- Aplicativo exclusivo do evento;
- Chatbot;
- Livestream;
- Plataforma para venda de ingressos;
- Totens de interação;
- Pulseiras RFID.
Marketing
- Mídias sociais;
- Anúncios online;
- Marketing de e-mail;
- Fotografia;
- Design;
- Materiais impressões do evento.
Conforme a sua lista detalhada é construída, mantenha o contato com os fornecedores para obter cotações. Essa abordagem permitirá que você trabalhe com uma lista de fornecedores por bastante tempo e feche o contrato quando tiver certeza de que aquele é o melhor preço e serviço que você conseguirá.
Os valores estimados por você e a sua equipe deve ser refletidos nas propostas e cotações do fornecedor. Nesta situação, é importante identificar os fornecedores certos para cada item do seu orçamento, assim, você terá mais confiança e convicção sobre os valores no momento da negociação.
#DICA
Se você é novo no segmento de eventos, dedique um tempo para construir relacionamentos com os seus possíveis fornecedores. Esses relacionamentos ajudam a garantir que você está trabalhando com as pessoas certas e que possuem os mesmos objetivos (prestar o melhor serviço).
Terceira etapa: hora de fechar o budget do evento
Coloque na sua planilha de orçamento a coluna “gasto real” e, à medida que você for fechando os contratos com os fornecedores, realize o acompanhamento dos seus gastos reais em relação aos gastos estimados.
Mesmo que o gasto real não seja exatamente o gasto estimado, é importante visualizar esses números, uma vez que, conforme você começa a preencher os gastos reais, será possível ter visibilidade de cada item em relação ao orçamento total.
Como falado anteriormente, todo bom organizador de eventos precisa ter um fundo de emergência. Dependendo do porte ou da complexidade do seu evento, é necessário realizar uma reserva que supra qualquer imprevisto, além de gastos ou despesas adicionais que possam ocorrer.
Quarta etapa: Acompanhamento e avaliação pós-evento
Se você monitorou o seu budget na ponta do lápis, essa última etapa será muito tranquila. Após a conclusão do evento, revise todo o seu orçamento para garantir que todos os contratos foram cumpridos e todos os fornecedores pagos.
É importante garantir que cada custo esteja discriminando detalhadamente no seu budget, pois as análises desses valores podem se tornar insights em um futuro próximo.
Com os dados em mãos, compartilhe-os com a sua equipe e as partes interessadas, afinal, essa é uma das formas mais efetivas de medir o sucesso do seu evento.
Com todas essas informações, temos certeza de que você já pode começar a definir o budget do seu evento.
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