Como e Por Que Organizar um Webinar

2 de dezembro de 2020
By INTI

Com o avanço da tecnologia e os acontecimentos recentes, a realização de webinars tornou-se muito frequente entre as empresas, tanto do mercado B2B como no B2C. Com certeza, você já deve ter ouvido ou lido sobre essa palavra, mas será que sabe o que realmente ela significa? E como organizar um webinar?

O termo webinar — do inglês, abreviação de web-based seminar — é uma conferência ou videoconferência, voltada para o ensino/treinamento no qual a comunicação é de apenas uma via, isto é, somente uma pessoa se expressa enquanto as outras assistem. A interação com os demais presentes é realizada por meio de chats e Q&A (perguntas e respostas).

Tais seminários virtuais podem ser transmitidos por algum programa específico que é instalado no computador de cada participante ou por meio de plataformas digitais disponíveis na internet.

Este formato pode ser um grande aliado nos mais diversos segmentos do mercado, pois caiu no gosto popular e tornou-se um canal de comunicação em larga escala.

Ao organizar um webinar, é possível:

1) Agregar valor

O webinar é diferente de qualquer outro tipo de apresentação e, por isso, quando feito da maneira correta, consegue conquistar e prender a atenção dos participantes por bastante tempo.
Ele agrega valor aos eventos, pois é possível interagir com o público ao receber e responder perguntas (via chat). Essa ação faz com que esse modo de transmissão seja uma forte ferramenta de marketing, uma vez que o engajamento do público é alto.

2) Conectar-se com o mundo

Dentre tantas vantagens que o webinar pode proporcionar, sem sombra de dúvidas, a conexão com as pessoas espalhadas por todo o globo é a que mais chama atenção das empresas. Não estar limitado a um espaço físico, aumenta muito a expectativa de ganhar novos admiradores que não estão concentrados em um curto espaço demográfico. Isso é incrível!

3) Ganhar notoriedade e posicionar a sua marca

Ao criar um webinar — pago ou gratuito — é possível atrair pessoas que realmente possuem interesse em ouvir o que será apresentado. Esse cliente em potencial deve fazer a inscrição, reservar uma data em seu calendário, conectar-se no horário correto e ainda dedicar um tempo do seu dia para escutar e ouvir o conteúdo apresentado. Isso mostra para o mercado como a empresa responsável pelo evento tem propriedade para falar sobre o tema e o quanto é especialista no assunto.

4) Conquistar novos leads qualificados

Todas as empresas precisam de leads para continuar em constante crescimento, mas sabemos que a captura dessas informações são sempre uma tarefa difícil para os empresários e equipes.

Quando falamos de leads qualificados então (aqueles que realmente possuem o perfil ideal), a situação parece ficar mais desafiadora.

A boa notícia é que, com a criação de webinars, é possível aumentar as chances de adquirir novos leads — e o melhor, qualificados! Pois, para realizar o cadastro, alguns dados são necessários, como e-mail, nome, entre outros.
Quando uma pessoa realiza o cadastro em um webinar, significa que, por algum motivo, o assunto apresentado é de grande interesse, logo, estamos diante de um cliente em potencial (lead qualificado).

#DicaINTI

Com a nova Lei LGPD, é importante que todos os dados coletados no momento da inscrição tenham um opt-in por parte do participante.

Por isso, ao criar um formulário de inscrição, é necessário coletar informações personalizadas e importantes para um futuro trabalho de tratamento de leads.

Com a INTI é possível criar formulários personalizados!

Como organizar um webinar:

Após mostrar o quão importante este formato de evento pode ser para os mais diversos negócios e empresas, é hora de apresentar as principais etapas para a sua criação.

Planejamento

Assim como qualquer outro formato de evento, o webinar precisa de planejamento. Por isso, é imprescindível determinar quais são os objetivos a serem alcançados, alinhar as expectativas, fazer análises para entender o público-alvo e pensar nos meios de divulgação.

Escolha do tema e dos palestrantes

Para esta etapa, após entender quem será o público-alvo, é chegada a hora de selecionar um tema que chame atenção dessas pessoas. Convidar palestrantes que dominem o assunto e que sejam conhecidos no mercado pode ser uma ótima estratégia ao organizar seu webinar.

Juntar a equipe e escrever um script bem completo é uma dica importante!

Definir o local da transmissão

É importante que o local onde o palestrante estará no momento da transmissão tenha os seguintes requisitos:

Uma boa iluminação;
Um ambiente sem eco;
Local sem barulhos externos;
Uma excelente conexão à internet (se possível, mais de uma rede de conexão).

Além disso, o uso de equipamentos específicos eleva o nível da produção deste evento, por isso, é importante contar com:

Microfones;
Computadores;
Uma boa câmera filmadora;
Luzes (artificiais ou naturais);
Tripés e suportes de apoio.

Divulgação

Para esta etapa, é preciso pensar nas seguintes ações:

Definir o conteúdo do convite que será encaminhado por e-mail;
Determinar o mix promocional (e-mail marketing, publicidade paga, anúncios com influenciadores, etc.);
Programar e enviar notificações para manter os participantes sempre bem informados e engajados;
Escolher a data de início e do fim da venda de ingressos.

Véspera do webinar

Alguns dias antes de o evento acontecer, é aconselhável reunir todos os envolvidos (equipe e palestrantes) no local onde a transmissão será realizada. Essa ação fará com que todos possam se familiarizar com os equipamentos, com o local e o roteiro.

É importante que todas as falas estejam alinhadas, que o palestrante saiba o momento certo para responder o chat, entre outros detalhes. Além disso, é necessário determinar um prazo para o início e para o fim da transmissão (um webinar não pode ser muito extenso, por isso, deve durar entre 30 e 90 minutos, no máximo).

No dia da transmissão

Neste dia, tudo deve estar devidamente instalado e posicionado, os palestrantes devem chegar com certa antecedência ao local da transmissão e, além disso, uma equipe deve ficar atenta para qualquer falha na comunicação.

Oferecer algo extra ao público, como um sorteio, descontos em produtos, participação de um palestrante surpresa etc., pode ser uma estratégia inteligente.

Pós-evento

Quando o evento acabar, é importante analisar os seguintes pontos:

O sucesso do webinar em relação aos objetivos traçados;
Divulgação de um novo webinar para os participantes da edição prévia;
Envio da pesquisa de satisfação;
Avaliação do evento e identificação de pontos de melhoria.

Temos certeza de que, com todas essas informações, você já pode começar a organizar um webinar. E, para te ajudar com a venda de ingressos, conte com a INTI — a plataforma 100% transparente do mercado. Vamos conversar?

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