Como fazer um Controle de Acesso para Eventos organizado e sem filas!

Sem dúvida, um dos pontos que mais preocupam os organizadores durante o credenciamento, é como fazer um controle de acesso para eventos de forma fluida e eficiente. Neste material você aprenderá como surpreender os seus participantes antes mesmo de o seu evento começar.

Temos falado bastante por aqui que os organizadores de eventos nunca estiveram tão preocupados com a jornada de seus participantes. Inclusive, já se foi o tempo em que os eventos apresentavam apenas o conteúdo prometido e que o público, por sua vez, saía totalmente satisfeito.

Em tempos de inovação, não é novidade que todos esperem por algo a mais em todas as etapas, por isso, os produtores estão sempre em busca de soluções que encantem e que reforcem a experiência positiva de todos os seus participantes. 

As filas desorganizadas e intermináveis, por exemplo, além de frustrar o público, prejudicam muito a sua imagem. Afinal, antes mesmo de o evento começar, os participantes já estarão cansados e questionando se essa experiência, que sequer começou, ainda poderá ser positiva. 

Por isso, separamos neste material algumas dicas que poderão otimizar o controle de acesso do seu evento.

Anote todas e coloque-as em prática quanto antes:

1 – Venda os seus ingressos de forma online

Este é um dos pontos que irá fazer com que a entrada do seu evento seja fluida e dinâmica. 

É isso mesmo, ao vender os seus eventos de forma online, além de facilitar a vida dos seus participantes — que não precisarão se deslocar até um ponto de venda ou chegar antecipadamente para comprar o ingresso —, você irá melhorar a fluidez na entrada do evento.

Embora os compradores de última hora sejam inevitáveis — e que bom que eles existem —, faça campanhas que incentivem a compra antecipada de ingressos.

2 – Contrate uma plataforma que controle o acesso ao seu evento 

Ao contar com a INTI como a sua parceira na venda de ingressos, você terá na palma da sua mão uma ferramenta que irá otimizar o controle de acesso para os seus eventos!

Funciona assim: com um celular — ou mais — será possível controlar, por meio de um QR Code, a entrada das pessoas que chegarem ao evento. Dessa forma, além de evitar as temidas filas, ainda será possível combater a ação de possíveis fraudadores, principalmente se você aliar a este processo, o pedido de algum documento que comprove que aquele ingresso pertence, de fato, ao participante em questão.  

Leia Mais: Segurança em eventos: como evitar fraudes

3 – Treine o seu pessoal para o esclarecimento de possíveis dúvidas na porta do evento

Por mais que você conte com uma plataforma que ofereça a você e aos seus participantes bastante segurança e inovação durante o credenciamento, ainda assim, você encontrará aquelas pessoas que queiram conversar com alguém da sua equipe, seja por se sentirem mais seguras ou, simplesmente, pela falta de habilidade com algumas tecnologias.

Por isso, inclua em seu planejamento ter uma pessoa (ou mais) responsável por atender essa demanda. 

4 – Sinalize todos os espaços, inclusive o do credenciamento

Sabe aquela sensação de chegar na porta de um evento e simplesmente não saber para onde ir?

Quem já passou por isso sabe exatamente o quanto essa situação é frustrante!

Um evento bem sinalizado demonstra atenção e cuidado com o participante. Por isso, faça visitas técnicas e veja em quais pontos os materiais de sinalização serão necessários. 

Na porta do evento, por exemplo, coloque setas que indiquem o local do credenciamento, a chapelaria, os banheiros etc. 

5 – Acompanhe tudo em tempo real

É importante que o organizador receba, sempre que desejar, um relatório com informações em tempo real sobre o seu credenciamento. Dessa forma, será possível saber quem já fez o check-in, quantos ingressos ainda estão disponíveis, qual a receita atual com a venda de ingressos etc.

Com esses dados em mãos, será possível tomar decisões que possam afetar positivamente o processo de credenciamento e controle de acesso para eventos.

Com a INTI, de forma muito simples e na hora que você quiser, é possível ter acesso a esses dados durante todas as fases do seu evento — antes, durante e depois —, inclusive, existe a possibilidade de compartilhá-los com os seus parceiros e produtores.

Além dessas soluções, contamos com várias outras que irão encantar e oferecer aos seus participantes uma jornada única e imersiva. Vamos conversar?