Como fazer um mapa de evento perfeito!

Descubra por que é importante e como é possível fazer um mapa de evento fiel ao seu espaço!

Os eventos presenciais possuem diversas etapas que devem ser analisadas de forma estratégica. A escolha do local, por exemplo, é um dos pontos mais importantes a ser definido pelo organizador e a sua equipe.

Sabemos que este processo envolve muitas etapas e planejamento, por este motivo, essa decisão deve ser feita de maneira cuidadosa, sempre visando o bem-estar e a segurança de todos os envolvidos. 

Esta escolha é determinante para garantir o sucesso do seu projeto, para se ter uma ideia, muitos eventos ficam em evidência e são altamente divulgados por conta da escolha do local, pois existem ambientes já conhecidos — e queridos — pelo público, além daqueles que possuem um potencial enorme e que podem ser revelados por você!   

Por que criar um mapa é importante?

Após muito estudo, pesquisas e orçamentos, finalmente, o local foi escolhido. Agora, você e a sua equipe precisam se dedicar a mais uma etapa: a criação do mapa do local do evento.

Muitos organizadores ainda questionam para que serve este material e qual a sua importância. Entretanto, é fato que o ambiente de um evento diz muito sobre ele e a forma como ele é disponibilizado aos participantes, determina questões como:

• Quantidade exata de pessoas;
• Possibilidade de divisão por setor/áreas;
• Número de participantes que ficarão em cada divisão realizada;
• Criação e venda de cadeiras numeradas;
• Divulgação de cada ambiente para o participante, como saídas de emergência, banheiros, bebedouros, bombeiros, stand de vendas, sala de descanso etc.;
• Entre outros.

As vantagens de criar um mapa para o local do seu evento

O mapa do local do evento pode ser disponibilizado aos participantes de 2 maneiras: digital ou impresso. Além disso, ele pode ficar disponível no momento da compra de ingressos, dando uma visão macro do ambiente para o participante, ajudando-o assim em sua decisão de compra.

Na venda de cadeiras numeradas, este material é essencial, pois ele mostra em detalhes quais cadeiras estão disponíveis.

Veja outras vantagens:

1. Diversidade no valor dos ingressos: ao criar este material, você poderá fazer uma divisão por setores ou áreas, com isso, será possível ter diversos valores de ingressos compatíveis com o que cada setor oferece. 

Por exemplo, o setor verde fica mais próximo do palco e dá direito a um coffee break, por isso, o seu valor é mais elevado, quando comparado ao setor laranja, onde fica o mezanino.

Durante as temporadas de música ou dança, por exemplo, sabemos que as cadeiras numeradas são super requisitadas e que o preço delas varia de acordo com a proximidade do palco/artista;

2. Estimula a compra de ingressos antecipados: quem não gosta de garantir o melhor lugar em qualquer evento?

Com a criação do mapa, você disponibiliza ao público a visão de onde ficarão os melhores lugares, seja um setor, uma fileira de assentos, mesas e cadeiras etc.

Ao fazer essa distribuição de forma estratégica, o interesse dos participantes em comprar os melhores lugares irá aumentar e, provavelmente, eles irão correr para garantir esses espaços, antes que eles acabem;

3. Precisão e aumento no valor da receita: ao fazer o mapa do local com divisão por setores (uma excelente estratégia), você consegue mensurar com exatidão quanto cada área irá gerar de receita, podendo, inclusive, realizar ajustes da capacidade de cada setor durante o período de vendas;

4. Cria pontos estratégicos de marketing e venda: é possível criar determinados ambientes que, estrategicamente, chamem atenção do público.

Posicionar stands de patrocinadores perto do local onde ficará exposto o coffee break, por exemplo, ou incluir uma ilha de bebidas perto do banheiro, onde o participante, logo após utilizá-lo, já encontre um local para pegar um drink, são estratégias de posicionamento que só podem ser bem estruturadas quando se cria um mapa do local;

5. Demonstra organização e preocupação: ao disponibilizar o mapa do seu evento aos seus participantes, você demonstra que tudo foi pensado e planejado com o máximo de preocupação e cautela para que suas experiências sejam especiais. 

Isso garante alguns pontos extras na avaliação do público, pois ele sente segurança ao perceber que está tudo muito bem estruturado para uma circulação tranquila e segura.

Se você não sabe como estruturar este material, saiba que o time da INTI está preparado para te auxiliar em todas as etapas do seu evento, incluindo a criação deste mapa, por meio de uma ferramenta exclusiva! 

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