O famoso ditado “duas cabeças pensam melhor que uma” é extremamente verdadeiro quando falamos sobre a organização de uma equipe para eventos! Todos os processos e etapas que envolvem um show, conferência, seminário, entre outros, precisam de mentes que pensam de maneira sincronizada e focada no mesmo objetivo: fazer com que aquele evento seja um sucesso! Encontrar pessoas dispostas a embarcar no desafio que é a organização de um evento, nem sempre é uma tarefa fácil! O comportamento e o dinamismo de um trabalho em equipe ditará o quão incrível será a experiência do participante. Por isso, os organizadores precisam analisar diversos fatores que os auxiliem nesta importante tarefa de contratação. Portanto, tenha em mente as próximas 10 dicas que daremos para montar uma equipe para eventos. Entenda porque todo organizador de eventos precisa do apoio de um time engajado e cheio de propósitos: O tamanho de um evento e a quantidade de participantes que ele terá, determinará como cada equipe irá se envolver com o público. Para locais menores e mais intimistas, é preciso encontrar funcionários que saibam interagir com as pessoas de maneira individual e com pequenos grupos de participantes. Já para os eventos maiores, a equipe deverá contar com pessoas que sejam ágeis na interação e comunicação com grandes grupos. Por isso, antes de contratar alguém, é preciso entender qual é o porte do evento que será realizado e analisar se essa pessoa tem experiência com o formato proposto. Os organizadores que realizam a contratação de funcionários para um evento, precisam ter um diálogo muito claro e objetivo com os candidatos sobre expectativas e demandas. Nem sempre todo entrevistado estará disposto ou terá condições para exercer determinadas atividades como, ficar por um longo período de tempo em pé, andar por um percurso diversas vezes em um curto espaço de tempo, entre outros. Criar um banco de dados com possíveis funcionários pode facilitar — e muito! — quando houver novos projetos, pois neste arquivo é possível deixar cadastrado os candidatos pré-selecionados, ou seja, aqueles que já tenham apresentado as suas qualificações, experiências e personalidades. É importante que durante o processo de seleção de uma equipe para eventos, algumas perguntas sejam feitas para cada candidato. Um roteiro ajudará durante a entrevista e será útil no momento de comparar as qualificações. Nesta lista, devem conter questionamentos que irão avaliar se o candidato é adequado para o perfil dos participantes, expositores/atrações e, claro, se tem sintonia com a essência do evento. Separamos alguns pontos importantes que podem ser analisados durante uma entrevista: Criadores e organizadores de eventos precisam garantir que o planejamento e o gerenciamento de todas as etapas aconteçam e que essas informações sejam transmitidas para todo o time. Para que tudo saia conforme o planejado, é necessário fazer a divisão dessas pessoas e separá-las em equipes. Criar apenas uma única turma pode causar alguma dificuldade de comunicação e a falta de foco de cada profissional. Confira as principais equipes que um evento precisa ter: Todo evento sempre conta com diversas metas. No caso da estruturação de uma equipe, elas devem ser criadas para determinar o foco de cada time. Por exemplo, em um evento de música, a equipe que cuida da organização de palco, terá como meta entregar um espaço seguro e compatível com cada apresentação. Portanto, os objetivos que o evento apresentar é o que irá definir quem são as pessoas que devem fazer parte do time. Para criar uma “equipe dos sonhos”, os organizadores de eventos não podem — e nem devem — ter receio de entrevistar inúmeras vezes os profissionais que entrarão para o time. É extremamente importante certificar que os funcionários estarão prontos para interagir com os participantes em todas as situações. Para contratar/administrar bem uma equipe, é necessário a combinação perfeita da personalidade de cada envolvido + os objetivos do evento. Para a contratação de uma equipe de eventos, é necessário que algumas noções trabalhistas estejam bem alinhadas. O ato de contratar pessoas exige o cumprimento de leis e regulamentos. Muitas regras variam em diversos fatores, como o tipo de contratação que será realizada (CLT, por emissão de nota fiscal, um contrato temporário, entre outros). Por isso, aconselhamos que, independentemente do porte do evento, um advogado seja contratado para garantir que todas as leis e deveres sejam cumpridos. Isso também torna a equipe mais confiante e ciente de que está trabalhando conforme a lei. Uma maneira simples de encontrar funcionários para um evento é pedir e aceitar recomendações. Os colegas de profissão podem ser um excelente apoio quando se está em busca de pessoas para montar uma equipe. Como já falamos, muitos organizadores contam com um banco de dados, onde existem diversos currículos de profissionais da área. É possível contratar uma agência que conte com profissionais que já possuem experiência em eventos (como recepcionistas, apoio de palco, mestre de cerimônias etc). Ferramentas digitais como softwares de gerenciamento, plataforma para venda de ingressos, programador de publicações em redes sociais, podem auxiliar os organizadores a construir equipes que estejam muito mais empenhadas em ações que dependem, única e exclusivamente, da criatividade. Com essas dicas, temos certeza que montar uma equipe de evento irá se tornar uma tarefa muito mais fácil e dinâmica. 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Parece desafiador ter uma equipe para eventos nota 1000? Com essas dicas vamos mostrar que isso é possível!
1) A importância de uma equipe para eventos bem estruturada
2) Estimar a quantidade de participantes
3) Comunicar as reais necessidades
4) Ter um roteiro de perguntas
5) Fazer a divisão das áreas e cargos
6) Definir metas
7) Fazer inúmeras entrevistas durante o processo de seleção
8) Compreender os direitos e deveres profissionais
9) Pedir e aceitar recomendações
10) Usar plataformas automatizadas