Como montar uma equipe para eventos: temos 10 dicas para você

Parece desafiador ter uma equipe para eventos nota 1000? Com essas dicas vamos mostrar que isso é possível!

O famoso ditado “duas cabeças pensam melhor que uma” é extremamente verdadeiro quando falamos sobre a organização de uma equipe para eventos!

Todos os processos e etapas que envolvem um show, conferência, seminário, entre outros, precisam de mentes que pensam de maneira sincronizada e focada no mesmo objetivo: fazer com que aquele evento seja um sucesso!

Encontrar pessoas dispostas a embarcar no desafio que é a organização de um evento, nem sempre é uma tarefa fácil! O comportamento e o dinamismo de um trabalho em equipe ditará o quão incrível será a experiência do participante. Por isso, os organizadores precisam analisar diversos fatores que os auxiliem nesta importante tarefa de contratação.

Portanto, tenha em mente as próximas 10 dicas que daremos para montar uma equipe para eventos.

1) A importância de uma equipe para eventos bem estruturada

Entenda porque todo organizador de eventos precisa do apoio de um time engajado e cheio de propósitos: 

• Solução de problemas: pessoas que estejam preparadas para resolver problemas e impasses que podem acontecer durante o planejamento e execução de um evento, é determinante para o bom andamento das ações;
• Evitar o estresse: quando existe um time bem estruturado, no qual cada profissional sabe exatamente as suas tarefas e metas, grandes estresses e desgastes (físicos e mentais) são poupados;
• Aprendizado: o trabalho em equipe é de extrema importância, pois promove o compartilhamento de conhecimentos e a possibilidade de grandes aprendizados;
• Evento marcante: o fato de construir um relacionamento entre as pessoas quando uma equipe de evento é formada, torna a experiência profissional e pessoal desses indivíduos única, pois o pensamento coletivo ensina, motiva e promove.

2) Estimar a quantidade de participantes

O tamanho de um evento e a quantidade de participantes que ele terá, determinará como cada equipe irá se envolver com o público.

Para locais menores e mais intimistas, é preciso encontrar funcionários que saibam interagir com as pessoas de maneira individual e com pequenos grupos de participantes. Já para os eventos maiores, a equipe deverá contar com pessoas que sejam ágeis na interação e comunicação com grandes grupos.

Por isso, antes de contratar alguém, é preciso entender qual é o porte do evento que será realizado e analisar se essa pessoa tem experiência com o formato proposto.

3) Comunicar as reais necessidades

Os organizadores que realizam a contratação de funcionários para um evento, precisam ter um diálogo muito claro e objetivo com os candidatos sobre expectativas e demandas. Nem sempre todo entrevistado estará disposto ou terá condições para exercer determinadas atividades como, ficar por um longo período de tempo em pé, andar por um percurso diversas vezes em um curto espaço de tempo, entre outros.

Criar um banco de dados com possíveis funcionários pode facilitar — e muito! — quando houver novos projetos, pois neste arquivo é possível deixar cadastrado os candidatos pré-selecionados, ou seja, aqueles que já tenham apresentado as suas qualificações, experiências e personalidades.

4) Ter um roteiro de perguntas

É importante que durante o processo de seleção de uma equipe para eventos, algumas perguntas sejam feitas para cada candidato. 

Um roteiro ajudará durante a entrevista e será útil no momento de comparar as qualificações. Nesta lista, devem conter questionamentos que irão avaliar se o candidato é adequado para o perfil dos participantes, expositores/atrações e, claro, se tem sintonia com a essência do evento.

Separamos alguns pontos importantes que podem ser analisados durante uma entrevista:

• Nível de confiabilidade e conforto em interagir com pessoas nos mais diversos cenários (individualmente, pequenos ou grandes grupos);
• Conhecimento do produto, marca e segmento do evento;
• Experiência profissional com eventos (tempo de trabalho na área, porte de eventos que já trabalhou, duração dos eventos etc.);
• Desejo em defender uma marca ou causa;
• Flexibilidade de dias e horários.

5) Fazer a divisão das áreas e cargos

Criadores e organizadores de eventos precisam garantir que o planejamento e o gerenciamento de todas as etapas aconteçam e que essas informações sejam transmitidas para todo o time. Para que tudo saia conforme o planejado, é necessário fazer a divisão dessas pessoas e separá-las em equipes. 

Criar apenas uma única turma pode causar alguma dificuldade de comunicação e a falta de foco de cada profissional.

Confira as principais equipes que um evento precisa ter:

• Diretoria e VP;
• Operações;
• Administração do programa;
• Criação;
• Financeira;
• Marketing;
• Vendas/Lead;
• Designer.

6) Definir metas

Todo evento sempre conta com diversas metas. No caso da estruturação de uma equipe, elas devem ser criadas para determinar o foco de cada time. Por exemplo, em um evento de música, a equipe que cuida da organização de palco, terá como meta entregar um espaço seguro e compatível com cada apresentação. 

Portanto, os objetivos que o evento apresentar é o que irá definir quem são as pessoas que devem fazer parte do time.

7) Fazer inúmeras entrevistas durante o processo de seleção

Para criar uma “equipe dos sonhos”, os organizadores de eventos não podem — e nem devem — ter receio de entrevistar inúmeras vezes os profissionais que entrarão para o time. É extremamente importante certificar que os funcionários estarão prontos para interagir com os participantes em todas as situações. Para contratar/administrar bem uma equipe, é necessário a combinação perfeita da personalidade de cada envolvido + os objetivos do evento.

8) Compreender os direitos e deveres profissionais

Para a contratação de uma equipe de eventos, é necessário que algumas noções trabalhistas estejam bem alinhadas. O ato de contratar pessoas exige o cumprimento de leis e regulamentos.

Muitas regras variam em diversos fatores, como o tipo de contratação que será realizada (CLT, por emissão de nota fiscal, um contrato temporário, entre outros).

Por isso, aconselhamos que, independentemente do porte do evento, um advogado seja contratado para garantir que todas as leis e deveres sejam cumpridos.

Isso também torna a equipe mais confiante e ciente de que está trabalhando conforme a lei.

9)    Pedir e aceitar recomendações

Uma maneira simples de encontrar funcionários para um evento é pedir e aceitar recomendações. Os colegas de profissão podem ser um excelente apoio quando se está em busca de pessoas para montar uma equipe. Como já falamos, muitos organizadores contam com um banco de dados, onde existem diversos currículos de profissionais da área.

É possível contratar uma agência que conte com profissionais que já possuem experiência em eventos (como recepcionistas, apoio de palco, mestre de cerimônias etc). 

10) Usar plataformas automatizadas

Ferramentas digitais como softwares de gerenciamento, plataforma para venda de ingressos, programador de publicações em redes sociais, podem auxiliar os organizadores a construir equipes que estejam muito mais empenhadas em ações que dependem, única e exclusivamente, da criatividade.

Com essas dicas, temos certeza que montar uma equipe de evento irá se tornar uma tarefa muito mais fácil e dinâmica.

Para a venda de ingressos, conte com a plataforma 100% transparente do mercado! Conte com a INTI. Vamos conversar?