Entenda a importância e como gerenciar de forma eficaz a logística de um evento
A logística de um evento é a ação de gerenciar, controlar e planejar o armazenamento e o transporte de diversos materiais. Trata-se da coordenação detalhada de uma atividade que, na maioria das vezes, envolve muitas pessoas.
Se você é responsável pela logística de um evento ou faz parte dessa equipe, continue esta leitura e descubra como tornar essa importante tarefa um pouco mais leve e menos estressante.
A logística de um evento: entenda a sua importância
O setor de logística é extremamente importante para o bom andamento das ações, entretanto, o seu processo não é uma das tarefas mais fáceis a serem realizadas. Afinal, é preciso ter muita organização, dinamismo e um pensamento rápido e estratégico.
Um gerente dessa área precisa “prever o imprevisto” e ser capaz de encontrar ótimas soluções com bastante agilidade.
Afinal, com o objetivo de que tudo chegue ao local do evento de maneira segura e econômica, a logística realiza todo o controle e movimentação de mercadorias, alimentos, equipamentos, transporte e, até mesmo, de pessoas.
Descubra os seus elementos
Ao iniciar o planejamento de um evento, é necessário que o setor de logística considere sempre os seguintes pontos:
Logística local: tudo o que envolve o transporte e a transferência de materiais dentro do espaço onde o evento será realizado.
Armazenamento e distribuição: controle de tudo o que deverá ser armazenado e distribuído durante todas as fases do evento.
Gerenciamento de entregas: controle e acompanhamento de todos os materiais que os fornecedores, parceiros e patrocinadores deverão entregar até o dia do evento.
Gestão de tráfego: estude sobre os melhores meios (transporte) para que todos os materiais — e funcionários — cheguem até o local do evento.
Nesse tópico, entram também os participantes, afinal, é preciso entender como será o processo de locomoção de grande parte deles (passagens aéreas, traslado do hotel, táxi, transporte público etc.).
Frete e logística de manutenção: é o ato de planejar, negociar e gerenciar todos os custos do que será transportado, transferido e armazenado no evento.
É importante que cada um desses elementos esteja bem discriminado em uma planilha e que toda a equipe tenha ciência de tudo o que envolve cada um deles. Só assim será possível fazer com que a logística caminhe em passos certos e sem grandes surpresas no decorrer do caminho.
Dicas para um bom gerenciamento de logística de evento
1) Atribuir aos membros da equipe algumas tarefas específicas
Inúmeras são as tarefas pelas quais uma área de logística é responsável, por isso, após montar a equipe, é necessário delegar para cada um dos integrantes algumas tarefas específicas, garantindo que nenhuma atividade fique pendente. A divisão poderá ser feita com base no perfil de cada funcionário, assim, as tarefas serão realizadas de forma mais leve e direcionada.
2) Alinhar todos os detalhes com os fornecedores
Cada espaço tem as suas próprias regras de logística, como o horário de carga e descarga, tempo de permanência, uso de protetores em paredes, elevadores, rampas, entre outros. Apesar de muitos fornecedores já conhecerem os espaços, é importante alinhar algumas informações para que não aconteça nenhum impasse que possa gerar desconforto e, até mesmo, prejuízos.
3) Desenvolver um plano de comunicação para o dia do evento
Este plano é muito importante não apenas para equipe de logística, mas para todos os envolvidos no evento.
Preparar a equipe com instruções claras e objetivas de como deverá acontecer a comunicação entre todos o staff, quais ações poderão ser resolvidas de imediato e quais irão precisar do apoio do Gerente de Operações, por exemplo, é fundamental para o bom andamento do evento.
O uso de pontos eletrônicos, walkie-talkies, celulares e, até mesmo, de sinais com as mãos, são válidos para que esse diálogo aconteça de maneira dinâmica.
4) Coordenar as entregas
É aconselhável montar um cronograma de entregas para os fornecedores, parceiros e patrocinadores, dessa forma, a equipe conseguirá acompanhar todos os prazos.
Além disso, é válido “desenhar” uma rota de entregas na qual, de forma bastante fluída, a equipe possa controlar o andamento das atividades.
5) Saiba priorizar
Caso a equipe esteja sobrecarregada, pode ser necessário entender o que é preciso priorizar e o que pode ser adiado. “Abraçar tudo ao mesmo tempo”, definitivamente, não irá funcionar, pois o acúmulo de funções poderá comprometer as etapas, fazendo com a entrega não saia, muitas vezes, conforme o esperado.
Com a INTI, de forma rápida e transparente, é totalmente possível automatizar a venda dos ingressos. Dessa forma, você terá muito mais tempo para gerenciar outras ações, inclusive, as de logística do seu evento. Vamos conversar?