Quer Organizar Uma Festa Open Bar? Veja O Passo A passo!

Descubra como organizar uma festa open bar e acerte na dose!

Entre tantos elementos que tornam uma festa inesquecível, a seleção das bebidas é sempre um ponto-chave para o sucesso, uma vez que os apaixonados por cerveja, gin, vodka, whisky e drinks em geral, sempre veem na carta de bebidas um fator importantíssimo! Pensando nisso, criamos um passo a passo sobre como organizar uma festa open bar.

Quando não há um planejamento adequado, o que deveria ser uma experiência única, pode virar um cenário de frustrações e reclamações, prejudicando a reputação e o sucesso do evento. 

Se você pensa em oferecer a opção de open bar para os seus participantes, acompanhe o passo a passo que preparamos para você! Como diz o ditado, tem duas frases que mexem com as pessoas: “eu te amo” e “open bar”! 😂

Passo 1: organização 

Essa palavra deve ser o carro chefe para quem pretende ofertar um “bar aberto”. Tenha uma planilha com todos os itens necessários (bebidas, copos, gelo, staff etc.), além de um cronograma para que você possa, na medida do possível, supervisionar tudo o que está acontecendo. 

Outro ponto importante é deixar bem definido os contratos, prazos e datas para a compra dos produtos.

Passo 2: encontre patrocinadores para o seu bar 

Diversas marcas do mercado de bebidas sempre estão em busca de eventos, pois eles são um excelente local para a divulgação e comercialização de seus produtos.
Portanto, ao buscar parceiros dentro deste universo, leve todas as informações sobre seu público, aponte dados que comprovem que ele tem o perfil ideal para o produto em questão. 

Ao fechar as parcerias, você ainda pode conseguir descontos ou, até mesmo, a distribuição dessas bebidas de forma gratuita em troca da divulgação da marca em todos os seus materiais de comunicação.

Passo 3: tenha fornecedores “ponta firme” 

Qualidade é outro ponto muito importante quando o assunto são os eventos com open bar. Portanto, procure por fornecedores que, de fato, sejam parceiros e que pratiquem preços atrativos.
Além disso, é muito importante que a entrega dos produtos aconteça dentro do prazo estabelecido por vocês. E, em caso de imprevistos, os fornecedores precisam estar de prontidão para apagar qualquer “incêndio”.

Passo 4: conheça o seu público 

Vamos imaginar a seguinte situação: 

“Ao chegar em uma festa open bar, a Luísa decide pedir o seu drink favorito, que

é a caipirinha de maracujá com saquê. O bartender informa que, infelizmente, ele não possui esse sabor e, então, ela decide mudar e pede uma piña colada. Porém, mais uma vez, é surpreendida ao saber que aquele drink não está incluso.
Então, a Luísa opta em sair das opções de bebidas alcoólicas e pede uma água com gás (já que não bebe refrigerante) e, novamente, recebe a informação que o bar fornece apenas água mineral sem gás”. 

Essa situação que acabamos de ler é fictícia, mas poderia, tranquilamente, ser real. É difícil agradar a todos em uma festa open bar, no entanto, você e a sua equipe devem fazer um esforço para que o maior número de bebidas esteja no cardápio e, principalmente, que elas não acabem. 

Por isso, faça algumas pesquisas com os seus participantes antes de decidir quais serão as bebidas oferecidas pelo serviço open bar. Pergunte quais são as suas opções favoritas dentre uma lista que a sua equipe pode montar. 

Quando você escolhe a INTI como a sua parceira para a venda de ingressos, é possível enviar e-mails aos participantes com formulários personalizados, de forma rápida e dinâmica.

Passo 5: faça análises e defina o preço antes de organizar sua festa open bar

Muitos organizadores ainda se perdem quando o assunto é o preço que deve ser cobrado por um serviço open bar. Sabemos que os custos são altos para estruturar um bar que sirva bebida o tempo todo e que, além disso, o valor é mais elevado quando comparado com eventos que não oferecem essa comodidade. 

No entanto, é preciso ter cautela para não cobrar valores absurdos e acabar com “ingressos empacados”.

Os participantes são antenados e não devemos, jamais, subestimar a inteligência que possuem. Busque por um preço que mostre ao seu público um excelente custo-benefício ao comprar um ingresso open bar. 

Passo 6: tenha diferentes tipos de ingresso 

Alguns participantes podem não consumir bebidas alcoólicas, outros podem ficar apenas nas “duas cervejinhas”, no máximo.
É importante saber que nem todos os seus potenciais participantes estarão dispostos a pagar um valor mais elevado por este serviço. 

Nesse caso, uma ótima opção é a oferta de diferentes categorias de ingressos. Na INTI você cria esses ingressos rapidamente e sem nenhuma complicação. 

Leia mais — Onde Vender Ingressos: Conheça A Solução Multicanais Da INTI  

Passo 7: o cálculo das bebidas 

Quando você oferta um serviço open bar em seu evento, o pensamento deve ser: “é

melhor sobrar do que faltar”. Ter um estoque que atenda todos os pedidos, do começo ao fim da festa, é essencial. Por isso, realize os cálculos com base em suas pesquisas com o público, além disso, avalie com os fornecedores a opção de compra consignada. 

Passo 8: nem quente, nem congelado — no ponto certo!

Ter atenção com a temperatura em que as bebidas serão servidas é crucial para garantir o sucesso do seu open bar. Por isso, treine a sua equipe de bar para que faça a reposição contínua dos itens nas geladeiras e freezers. Deixe claro que

servir uma bebida na temperatura inadequada pode ser mais frustrante do que saber que ela acabou. 

Conte sempre com um estoque de gelo, caso algo dê errado (o refrigerador parar de funcionar, por exemplo). 

Passo 9: álcool e volante não dão match 

É de extrema importância alertar os seus participantes sobre a gravidade e riscos de dirigir após a ingestão de bebidas alcoólicas. Por isso, incentive-os a utilizar transportes públicos, táxis ou aplicativos de corrida na saída da festa. Seu evento deve ser responsável!

Passo 10: tenha os resultados em mãos 

Que tal enviar uma pesquisa de satisfação sobre o serviço de open bar aos seus participantes após o evento? Essa ação ajuda a mensurar o sucesso do serviço oferecido, além de colher informações dos pontos de melhoria, que poderão ser aplicados em uma próxima edição. 

Conheça as soluções da INTI e torne o seu evento open bar um verdadeiro sucesso! Vamos conversar?